DRH : conseil pour l'archivage des dossiers du personnel

En matière de RH, parfois il faut prendre de la hauteur et s'atteler à des considérations quasi philosophiques. Mais d'autres fois, il faut rester pragmatique et résoudre de simples problèmes de... rangement. Un article d'info-DSI nous rappelle ainsi que l'archivage des dossiers du personnel est une tache ingrate et complexe, à laquelle on ne peut échapper.

Voici en résumé quelques conseils pour la mener à bien... Extraits :

[...] Ne pas avoir une stratégie d’archivage claire peut coûter cher à l’organisation, à la fois en termes de surface occupée mais également en temps perdu à rechercher une information. Ne dit-on pas « le temps c’est de l’argent » ? Par ailleurs, les entreprises ont l’obligation de conserver de nombreux documents RH, parfois sur une durée illimitée en cas de contrôle de l’URSSAF, de l’Inspection du Travail, de litiges ou de besoins de reconstitution de carrière par exemple. [...]

Etape 1 : Recenser les documents

Les documents générés par l’activité du service Ressources humaines sont très variés, c’est pourquoi il est important de les recenser. [...]

Etape 2 : Déterminer leur durée de conservation

 

Une fois les différents documents identifiés, il est nécessaire de connaître leur durée légale de conservation. [...]

 Etape 3 : Définir des règles d’indexation

Pour pouvoir retrouver les documents simplement et rapidement, leur indexation est primordiale. Il est recommandé de créer un indicatif correspondant à chaque type de document identifié : par exemple CT pour contrat de travail suivi des initiales de l’employé et de l’année. [...]

 

Etape 4 : Préparer les archives

Il faut également inclure une étape de traitement des dossiers dans l’archivage :
- suppression des doublons,
- tri afin de mettre à l’écart des documents utiles au travail à ne pas archiver dans l’immédiat. [...]

Etape 5 : Formaliser les procédures d’archivage

Enfin, la formalisation des procédures d’archivage permet d’uniformiser et de pérenniser les pratiques. Cette étape inclut notamment :
- la nomination d’un responsable lors de l’établissement de la politique d’archivage (une personne à temps plein ? Interne ou prestataire ?),
- la détermination d’une périodicité d’archivage et l’établissement de règles de confidentialité (accès à tout le service RH ou accès restreint à certaines personnes selon le type de document)
- l’établissement de règles de sécurité. [...]

 

Ces étapes, cette méthodologie, cette connaissance juridique et informatique, … l’archivage est un métier à part entière et peut donc devenir très chronophage lorsqu’on en assume les tâches en parallèle de sa fonction au sein du département des Ressources humaines. Mener une telle démarche et en apprivoiser les rouages peut être une façon de s’apercevoir qu’il est nécessaire de s’accompagner d’experts pour pouvoir, de son côté, se recentrer sur son cœur de métier, les ressources humaines.

Pour en savoir plus :
> l'article d'info DSI