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The Phone House, le numéro un français de la distribution indépendante en télécommunications s'est doté d'un SIRH complet Cegid.
Créé en 1996, The Phone House France s'est imposé en quelques années comme le premier réseau indépendant de vente de produits de télécommunications dans l'Hexagone. Le groupe compte aujourd'hui 320 magasins et emploie 1 500 salariés répartis sur toute la France. Pour optimiser la gestion et le pilotage de ses ressources humaines, The Phone House France s'est équipé de Yourcegid Ressources Humaines, un SIRH complet, couvrant tous les domaines de la fonction RH : de la Paie à la GRH, en passant par la GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des carrières), la formation professionnelle ou encore la gestion de la masse salariale. Des domaines stratégiques pour tous les DRH.
Le déploiement de son portail RH, véritable plate-forme collaborative d'applications et de services RH, lui permet aujourd'hui de gérer en ligne les entretiens individuels de ses 1 500 collaborateurs et d'optimiser du même coup la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences au niveau groupe.
Une véritable plateforme collaborative
The Phone House France a adjoint à son système le module Yourcegid Ressources Humaines Portail RH, un portail conçu comme une véritable plate-forme collaborative d'applications et de services, qui permet l'échange d'informations et favorise la communication entre salariés, managers et DRH. Avec cet outil mis en libre-service, l'entreprise offre à tous ses collaborateurs un accès immédiat à leur dossier individuel, à leurs demandes de formation… mais elle permet aussi à ses managers de mieux gérer les campagnes d'entretiens individuels de développement qu'ils ont à mener.« Pour la DRH, l'objectif est également d'avoir un véritable outil de contrôle et de pilotage, qui simplifie la gestion administrative du personnel, et facilite la validation des informations collectées, ainsi que le rappel des obligations et le suivi des échéances. Des fonctionnalités particulièrement utiles lorsqu'il faut gérer plusieurs fois dans l'année les entretiens individuels de plusieurs centaines de salariés sur de multiples sites géographiques », indique Sylvie Ramon, Chef de Projet IT chez Phone House.
Une gestion en ligne des entretiens individuels
Dès sa mise en place, le portail RH de Cegid a été paramétré pour assurer un suivi en ligne des différentes étapes des entretiens individuels de développement, de toute la force de vente de The Phone House France, soit près d'un milliers de commerciaux répartis sur toute la France.« Nous avons travaillé cinq mois sur ce projet avec les équipes Cegid pour définir le contenu global du portail, paramétrer la partie administration du dossier individuel et les alertes, définir le contenu de notre maquette d'entretien et l'intégrer dans le portail, et tester tout le processus de workflow et de validation hiérarchique. C'est très court pour un processus qui doit administrer des flux d'informations échangés entre le salarié, le manager et la DRH, et intégrer des données issues de la paie ou de l'administration du personnel », reconnaît Sylvie Ramon. Mais les équipes en place à la DRH et au service formation de The Phone House étaient particulièrement motivées. Ce qui a facilité la conduite de projet. Qui plus est, une attention toute particulière a été accordée à l'information des futurs utilisateurs.
« Lorsque l'on met en place un nouvel outil, il est essentiel de l'accompagner de guides d'utilisation, de fiches pratiques, de lettres d'informations. Pour le lancement de notre portail RH, nous n'avons pas hésité à proposer une hot line dédiée avec des utilisateurs référents au niveau de chaque région », indique Marie-Hélène Plainfossé, Directeur des Ressources Humaines et de la Communication chez Phone House France.
Une information partagée et à jour
Les premiers bénéfices sont déjà considérables. « Toute la campagne des entretiens individuels de développement de notre force de vente a été dématérialisée. À la DRH, nous avons ainsi pu mieux organiser et planifier ces entretiens, avec l'aide des managers concernés, directement depuis le portail RH. Nous avons également suivi l'évolution du processus en temps réel, ce qui nous a permis de relancer les retardataires. Les différents supports d'entretiens ayant tous été uniformisés, nous avons aujourd'hui une vision beaucoup plus claire des informations renseignées. Quant aux collaborateurs, ils ont la possibilité de consulter à tout moment leur rapport d'entretien, en étant certain d'avoir le bon document, et des informations parfaitement à jour », déclare Marie-Hélène Plainfossé.Pour assurer la transparence du processus, le circuit de validation des entretiens est connu de tous les collaborateurs. Des supports en ligne sont disponibles pour aider les salariés et les managers à mieux préparer en amont les entretiens. De plus, la confidentialité des informations collectées a été sensiblement renforcée puisque tous les questionnaires sont aujourd'hui sauvegardés sur un serveur sécurisé hors de l'entreprise (solution en mode SaaS) et non plus conservés sur papier dans une armoire. « Les salariés se sont très vite appropriés l'outil et tous se félicitent d'avoir un accès immédiat à un document unique, avec une information mise à jour et partagée », ajoute Sylvie Ramon.
Un accès immédiat à un référentiel de postes
Toutes les informations renseignées durant les entretiens avec les salariés sont désormais automatiquement remontées dans l'outil de gestion prévisionnelle de l'emploi et des compétences. Ce référentiel, qui comprend le descriptif des fonctions présentes chez The Phone House, est lié aux objectifs et aux compétences métier, aux documents de demande de mobilité et aux dossiers de demandes de formation du salarié, afin de faciliter la prise de décision des responsables. Il demeure à la charge du salarié, du manager et du responsable RH de renseigner et de valider les formulaires. Les informations peuvent ensuite être consolidées au sein du logiciel de GPEC. L'outil de requête Cegid Query (ou des logiciels de BI de SAP Business Objects) peut être associé à Yourcegid Ressources Humaines comme outil de décisionnel.« Au niveau de la DRH, nous pouvons ainsi très rapidement identifier les points forts ou les axes d'amélioration en terme de compétence d'un salarié. Nous pouvons aussi lancer des requêtes pour savoir si tous les collaborateurs sont évalués de la même manière au niveau du groupe », note Marie-Hélène Plainfossé.
Un meilleur suivi de carrière des salariés
Chez The Phone House France, la dématérialisation des entretiens a, en outre, permis d'optimiser la préparation et le déroulement des comités de développement. Ces rendez-vous importants permettent à la DRH de suivre l'évolution des collaborateurs et d'anticiper les besoins en formation ou les demandes de mobilité interne.« Nous avons créé un document Word publiposté, qui contient des informations issues du back-office. Nous pouvons ainsi générer automatiquement une fiche par collaborateur, recensant tout son plan de développement, les formations suivies, etc. Le gain de temps est considérable, auparavant ces fiches étaient renseignées manuellement. Qui plus est, la qualité des informations contenues dans ces documents va s'améliorer au fil des ans, avec la prise en compte d'un historique. À chaque comité de développement, nous pourrons ainsi percevoir de manière dynamique comment chaque collaborateur progresse dans l'atteinte de ses objectifs, et l'accompagner au mieux dans son parcours», conclue Marie-Hélène Plainfossé.
The Phone House en bref :
Avec plus de 320 magasins et 1 500 collaborateurs dans toute la France, The Phone House a développé une expertise unique sur l'ensemble des segments du marché des télécoms : téléphonie mobile et fixe, accès Internet haut débit, offres double, triple et quadruple play, offres duales GSM-Wi-Fi, ordinateurs mobiles et offres de services. The Phone House France est une filiale de Best Buy Europe.
Pour en savoir plus :
> le site Cegid
> le Guide SaaS Guru des solutions RH SaaS
> découvrir la solution Cegid sur SaaS Guru
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