RH : Outils 2.0, SaaS & Externalisation: Guide SaaS RH 2012 : "La gestion du capital formation"

Le guide complet "Les nouvelles solutions SaaS RH en 2012" est disponible en téléchargement sur ce blog.

Chaque semaine, nous en publions un extrait. Aujourd'hui, le thème traité est le capital formation , avec Training Orchestra.

La formation est un enjeu stratégique pour la compétitivité de l’entreprise et la gestion des compétences des salariés. La formation professionnelle continue (FPC) est une matière vivante, complexe à appréhender, intégrant des dimensions règlementaires, financières, administratives, mais aussi logistiques. Aujourd’hui encore, beaucoup d’organisations souffrent d’une absence d’outils dédiés à la gestion des ces problématiques.

Un cadre règlementaire exigeant
Depuis les années 70, le cadre règlementaire n’a eu de cesse de se développer au travers :

Une obligation des employeurs de financer la formation à hauteur de 1,6% de la masse salariale ;
Le développement de la professionnalisation (DIF, contrat de professionnalisation, période de professionnalisation, tutorat etc.) ;
La création d’un droit pour chaque salarié à un congé individuel de formation (CIF) ;
La nécessité d’élaborer un plan de formation annuel.
Etc.

Les dernières réformes de la formation ont introduit une forte notion d’individualisation et ont ainsi eu pour effet direct de complexifier significativement la gestion de la formation. Le responsable formation doit donc se doter de Systèmes d’information permettant de gérer efficacement et conjointement les dimensions tant individuelles que collectives de la FPC.

Une gestion administrative chronophage
A cette règlementation s’ajoute une multitude de tâches administratives qui empêchent les responsables formations de se concentrer sur l’essentiel.
Un logiciel dédié à la gestion de la formation améliore nettement la productivité administrative et permet aux responsables formation de se concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée.

Un processus complexe, impliquant de multiples acteurs

Responsables formation
Gestionnaires de la formation
Formateurs
DRH
Organismes de formation
OPCA
Prestataires logistiques
Etc.

La mise en œuvre de la formation passe par des échanges entre de nombreux acteurs.

Etablir le dialogue à tous les niveaux de hiérarchie dans une démarche participative (DRH, managers et collaborateurs) est fondamental dans une politique de gestion de la formation.

L’adoption d’un progiciel de gestion de la formation permet la dématérialisation des flux d’informations avec les Opca et la facilitation de la collaboration entre DRH, managers, collaborateurs, et autres acteurs de l’écosystème formation.

D’autres Problématiques récurrentes

Articuler efficacement la gestion de la formation à la gestion des entretiens professionnels et des processus d’évaluation ;
Répondre aux problématiques d’internationalisation de la gestion de la formation au travers de solutions multilingues, multi devise, et multi règlementaires ;
Maîtriser en temps réel et au sein d’une même plateforme les interactions entre Direction de la formation et Organismes de formation ;
Etc.

Les responsables formation font donc face à de nombreuses contraintes et, plus que jamais, l’optimisation du processus de formation passe par l’adoption de solutions logicielles intelligentes, innovantes et collaboratives.

Témoignage :
Olivier Audit, Responsable Formation chez Aprionis

« La mise en place d’une solution logicielle a une forte incidence au quotidien, car l’utilisation de l’informatique permet de gagner en productivité. Suite à la fusion entre Apri et Ionis, nous nous sommes retrouvés avec un volume de plus de 2700 salariés. Il devenait ainsi difficilement possible de se contenter d’une solution interne et manuelle. De part notre éclatement en plusieurs structures, il était prépondérant de disposer d’une vue d’ensemble à 360°, pour harmoniser et administrer, de façon efficace, l’ensemble des solutions de gestion. Cette offre nous a apporté deux avantages majeurs, véritables garants d’une collaboration pérenne et évolutive.
Tout d’abord Training Orchestra est une société dont les consultants sont issus du milieu de la formation. A contrario d’informaticiens purs, ils ont su développer et créer une solution en adéquation avec les besoins réels de la formation. Leur vision, leur anticipation et leur implication dans les hautes sphères parlementaires sont, de plus, l’assurance d’une expertise au service du client.
En second lieu, Training Orchestra instaure avec ses utilisateurs une relation forte, notamment grâce à un accompagnement humain de très grande qualité. »

Conseils d'experts :

Les responsables Formation doivent impérativement se munir d’un outil de gestion de la formation full web, ergonomique, et collaboratif, permettant de :

Gagner en productivité au quotidien afin de se recentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée ;
Optimiser la gestion financière afin de former plus en dépensant moins ;
Interagir avec tous les acteurs de l’écosystème formation en temps réel afin de former plus tôt les collaborateurs et de développer plus rapidement leurs compétences.