Guide SaaS RH 2012 : Gestion du temps de travail

Le guide complet "Les nouvelles solutions SaaS RH en 2012" est disponible en téléchargement sur ce blog.

Chaque semaine, nous en publions un extrait. Aujourd'hui, le thème traité est la gestion du temps de travail, avec l'exemple de BODET Software.

Tout comme la paie, la gestion des temps et des accès est l’une des composantes essentielles sur laquelle repose le fonctionnement d’une entreprise. C’est donc aussi un rouage essentiel dans la gestion des ressources humaines.

Du fait de son coté technique et quantifiable, la gestion des temps a été très vite dotée d’outils informatiques fiables pour faciliter le recueil et la gestion des informations.

Ces outils se sont sophistiqués au fur et à mesure des avancées technologiques, et il est normal qu’ils aient bénéficié très tôt des avantages  du mode SaaS pour permettre une gestion tout à la fois plus souple, plus humaine et plus conviviale.

Il ne s’agit plus aujourd’hui de simple comptage, mais d’optimiser  les temps et les compétences.

Autrefois confinée au seul domaine industriel ou manufacturier, la gestion des temps s’est peu à peu répandu et adaptée à l’ensemble des entreprises et domaines d’activité.

Le phénomène s’est accentué avec l’externalisation des ressources humaines, et notamment avec le recours à l’intérim, à des sociétés de services externes, à l’emploi saisonnier, etc.

Toutes choses qui complexifient la gestion des temps, et qui obligent les directions des ressources humaines à recourir à des outils informatiques, pointus, interfacés avec l’ensemble du système d’information, et si possible accessible en ligne depuis de multiples interfaces : ordinateurs, smartphones, etc.

Le mode SaaS, répondant élégamment à un grand nombre de ces contraintes, devient donc un mode d’accès à ces solutions de plus en plus répandu

Une multiplicité de contraintes

La gestion des temps peut occasionner de nombreuses difficultés, tant légales qu’humaines.

Elle doit par exemple rester en accord avec la législation, et satisfaire dans le même temps l’ensemble du personnel et les syndicats. Elle doit encore s’interfacer correctement avec le SIRH, et fournir des information validées et optimales pour la gestion de la paie. C’est pourquoi, dans l’idéal, une solution de gestion du temps devrait comporter l’ensemble des modules suivants :

Gestion des temps

Calcul et optimisation du temps de présence et d'absence des salariés / agents : horaires d'équipes / cycliques, heures supplémentaires, heures TEPA, RTT, modulation / annualisation, primes, heures de nuit, etc.

Gestion des absences

Décentralisation de tâches administratives du service RH, pour saisir et gérer les absences par les collaborateurs et managers via Intranet, smartphone ou borne libre service.

Gestion des plannings

Optimisation de l'organisation du travail en prenant en compte les contraintes individuelles et générales mais aussi les activités propres à un service, business unit, atelier.

Gestion des temps d'activités

Qualification du temps de travail par activité, poste, client, ligne, projets, pour la gestion analytique des coûts.

Fichier du personnel

Centralisation et management des données propres au personnel (professionnelles, formation, compétences, personnelles, carrières, etc.).

Interface paye et partenaires

Communication native avec les logiciels de paye .

Reporting

Extraction et stockage de données exploitables simplement par des outils décisionnels et de reporting.

Témoignage :
Wilfrid Dusseaux, Manager en performance RH du groupe FP2 (Alain AFFLELOU)

Le groupe FP2A est en constante évolution. Pourtant il ne possédait jusqu’alors aucun logiciel permettant de gérer les temps de présences et d’activité des collaborateurs de ses magasins. 
Wilfrid Dusseaux, Manager en performance RH du groupe FP2A, avait pour objectif de réduire les dysfonctionnements et erreurs de saisies tant au niveau de la paye que de la gestion des ressources humaines.
Enjeux : Le groupe désirait mettre en place une solution permettant d’optimiser la gestion des temps de travail des 750 collaborateurs, d’obtenir une meilleure visibilité sur les plannings et au final d’améliorer la qualité le paye. Cette solution devait également être bien intégrée avec la solution de paye afin de faciliter le traitement des salaires.
Choix : Aujourd’hui, les magasins franchisés Alain Afflelou ont accès à une solution ingénieuse et évolutive, permettant d’optimiser l’organisation du temps de travail des collaborateurs des différents magasins, tout en prenant compte des contraintes individuelles et générales : contraintes légales, conventionnelles, charge de travail, préférences individuelles, et équité entre salariés. Par ailleurs la remontée automatique des informations de gestion des temps vers la paye constitue un gain de temps précieux.
« Tous nos collaborateurs ont accès à leur espace personnel. Ils peuvent visualiser leur planning et gérer eux-mêmes leurs demandes d’absences. Ils ont également la possibilité de synchroniser sur leur iPhone leur calendrier grâce à l’application».

Conseils d'experts :

• Il est important d’associer les différentes parties prenantes d’une organisation et ne pas se limiter aux représentants légaux de l’entreprise. Les managers ont un rôle décisif et représentent un facteur clef de succès dans la mise en place d’une solution de gestion des temps décentralisée.
• Ne pas négliger l’importance de la compatibilité des terminaux de badgeage dans un environnement saas et le mode dégradé offert par ceux-ci pour offrir la plus grande qualité de service possible aux collaborateurs quelque soit les conditions techniques.
• Dans un environnement, Saas il est essentiel que vos collaborateurs puissent accéder depuis n’importe quel navigateur (firefox, chrome, IE, safari) à leurs informations et effectuer un badgeage ou une demande d’absence. Il faut multiplier les solutions techniques d’accessibilité à l’information (PC, Smartphone, Borne libre service) pour que l’ensemble de vos collaborateurs soient impliqués dans le projet de gestion des temps.

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