Les nouvelles solutions RH 2010 : 3 - Bulletin de salaire électronique

Le guide du Club Alliances Ressources Humaines, intitulé "Les nouvelles solutions RH 2010 - Outils et pratiques RH innovants, disponibles à la demande en mode SaaS", vient de paraitre.
Régulièrement, découvrez sur ce blog un extrait de ce guide, et une solution SaaS destinée à la gestion des ressources humaines.

3 - Bulletin de salaire électronique

Avec 9 entreprises sur 10 qui dématérialisent leurs déclarations sociales en 2009 (source : l’association SDDS), les échanges de données entre les Ressources Humaines et les organismes sociaux se sont fortement automatisés. Ce chiffre démontre que la dématérialisation a été rapidement identifiée comme un levier important de réduction des coûts et d’optimisation des procédures administratives.
Pourtant, une étude publiée par Markess International en septembre 2009 révèle que 3 responsables RH sur 4 estiment que leur gestion administrative peut être améliorée. Cette étude illustre le souhait des Directions des Ressources Humaines d’aller plus loin dans l’optimisation de leur processus métier et  d’étendre la dématérialisation à d’autres domaines.

Le zéro papier : au point zéro ?

L’arrivée d’internet dans les entreprises a généralisé l’utilisation d’outils de communication et d’échanges d’informations dématérialisées (Intranet, Extranet, Email, Gestion des temps, Gestion des compétences) entre les RH et les salariés. L’utilisation grandissante de ces outils pouvait laisser penser qu’une dématérialisation des documents RH à destination des salariés était en marche. Or 99 %* de ces flux, à l’origine électroniques, se termine par une impression et les documents adressés aux salariés sortent de l’entreprise sous format papier.
Ce constat met en avant plusieurs freins à la dématérialisation :
Le manque d’offres génériques pour adresser les problématiques de dématérialisation spécifiques à chaque entreprise (sécurité, pérennité, mobilité, conformités réglementaires, faisabilité). Dématérialiser les flux sortants destinés aux salariés constitue un projet long et coûteux sans garantie de ROI.
L’attachement traditionnel au papier qui reste un frein psychologique.
La segmentation des offres et des outils ne permettant pas de centraliser la gestion des échanges entre les RH et ses salariés.

Le bulletin de paie électronique : fer de lance de la dématérialisation

En offrant un cadre juridique sur un document RH identifié, la loi permettant la remise sous format électronique du bulletin de paie au salarié (l.3243-2 modifiant le code du travail et promulguée au JORF le 13 mai 2009) ouvre la voie à une dématérialisation progressive des documents salariés. Cette loi indique en effet que le salarié doit donner son accord et que les bulletins dématérialisés doivent être traités dans des conditions de nature à garantir leur intégrité.
Plusieurs nécessités découlent de cette loi :
Garantir la pérennité des documents électroniques et la conservation pour le salarié même en cas de changement d’employeur.
Garantir la valeur probante du document électronique sur une durée de vie professionnelle.
Garantir un accès sécurisé et confidentiel aux documents.
Obtenir l’accord des salariés et donc leur proposer de recevoir leurs documents sous format papier ou électronique.

Cette évolution juridique a aussi révélé les attentes des salariés français en matière de dématérialisation qui présente pour eux de nombreux avantages.
Ainsi, l’étude Novapost-OpinionWay publiée en février 2009 indique que 50% des salariés se disent intéressés ou très intéressés par la possibilité de recevoir leur bulletin de paie sous format électronique.

Le coffre-fort électronique : la solution de dématérialisation des documents sortants.

Les technologies de coffre-fort électronique® répondent aux enjeux de dématérialisation des documents sortants car elles garantissent un archivage sécurisé et une information toujours disponible, intègre et non répudiable sur le long terme.
Côté salarié, il s’agit de mettre à disposition un service de coffre-fort électronique® leur permettant :
D’accéder, d’exploiter et de conserver tous leurs documents adressés par leurs responsables RH sous format électronique .
De conserver leurs documents même après leur départ de l’entreprise pour assurer leur reconstitution de carrière.

Côté entreprise, il s’agit d’archiver leurs propres exemplaires et de distribuer automatiquement les documents adressés aux salariés :
Sous format papier pour les salariés n’ayant pas activé leur coffre-fort.
Sous format électronique dans leur coffre-fort personnel s’ils ont décidé de l’activer.

La dématérialisation des documents RH salariés est donc une opportunité nouvelle pour les responsables RH leur permettant :
D’optimiser la gestion administrative du personnel.
De supprimer progressivement le papier et réduire l’impact environnemental lié à la distribution physique des documents RH.
De réaliser des économies substantielles.
De faciliter la gestion administrative de ses salariés en leur offrant un service innovant.

Témoignage : Manuel Henry, responsable paie, UBISOFT

« Pour consulter ses fiches de paie, il suffit d’un identifiant et d’un mot de passe...
...Les salariés accèdent à leurs informations de n’importe quel ordinateur relié à internet. Le service, assez simple à mettre en œuvre, sécurise la conservation des données tout en permettant, au besoin, d’imprimer les documents. »

Conseils d’experts de NOVAPOST :

• Assurer la sécurité, la confidentialité et la pérennité des documents dématérialisés par la mise à disposition de coffres-forts électroniques pour chaque salarié.
• Choisir une solution autonome de gestion administrative des salariés (turnover, choix du format de réception).
• Opter pour une solution métier à destination des RH.
• Mettre en place une vraie politique de conduite du changement auprès de son personnel.
• Consulter son Comité d’Entreprise.

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