Par Yvan CHANEY, "Solution Architect" chez Infor
Le contexte économique actuel modifie la donne pour les entreprises. Avec quelles conséquences pour la fonction RH ? Quels défis ? Alors que les Directions des Ressources Humaines ont engagé depuis plusieurs années d’importants efforts de productivité, elles sont aujourd’hui confrontées à un enjeu de création de valeur, auquel répondent en partie les nombreuses solutions d’externalisation proposées par le marché : de l’hébergement, en passant par le SaaS (Software as a Service), jusqu’à l’outsourcing.
(Suite de l'article de la semaine dernière)
Les derniers niveaux proposés par les prestataires de services permettent enfin de répondre aux attentes des clients qui souhaitent s’affranchir de la responsabilité de la production de la paie, ou plus rarement d’autres processus RH. On parle alors d’Externalisation ou d’Outsourcing. La différence fondamentale avec le niveau de prestation précédent correspond au fait que le prestataire (ou un tiers dans certains cas) prend en charge, non seulement les processus de production (les processus de collecte restant en général à la charge du client du fait de la proximité avec les salariés), mais également la garantie de leur qualité. Classiquement, ceci correspond à la production des bulletins de salaire et au contrôle de leur conformité, mais dans certains cas, la prise de responsabilité intègre la rédaction des contrats salariés, voir même des modalités de sortie. Il s’agit, dans ce cas, d’une prestation juridique complémentaire à la prestation de production. L’ensemble de ces services, découpés en tâches élémentaires, complète la matrice de responsabilité précédemment évoquée. Cette notion de délégation de responsabilité a un coût, soit le double généralement d’une offre SaaS classique.
Dans quels cas et selon quelles motivations les DRH choisissent-ils ce type de configuration ? Pour des raisons variées, mais les motifs les plus courants correspondent à l’optimisation des coûts d’exploitation et à l’amélioration de la flexibilité des processus concernés. Ces motifs sont, bien entendu, valables pour des structures d’entreprise de taille moyenne (à partir de … salariés), pour lesquelles les économies d’échelle proposées par les prestataires prennent toute leur signification. De la même manière, la taille de l’entreprise va influencer le choix du niveau de services proposés : moins une société est importante, plus elle aura tendance à faire appel à toujours plus de services externes, jusqu’à l’externalisation totale dans certains cas. Par exemple, la grande majorité des TPE (Très Petites Entreprises) françaises délèguent leur processus de paie à un expert comptable.
Aujourd’hui ces offres de services externalisées sont totalement matures et répondent en tous points aux besoins du marché. Par leur diversité, elles permettent de prendre en compte les différentes situations auxquelles les entreprises sont confrontées. Ainsi, le choix du prestataire et du niveau de services associé doit-il être fonction des besoins immédiats et futurs de l’entreprise. Vieillissement ou turn-over important des équipes RH, croissance externe rapide, étendue géographique importante… sont autant d’arguments qui vont jouer sur le choix d’une solution de type Saas ou Outsourcing.
En conclusion, en matière de RH, trois considérations majeures doivent être prises en compte lors du choix d’une solution externalisée :
Le contrat de services doit pouvoir évoluer rapidement en fonction des aléas de la vie de l’entreprise. Ainsi, l’acquisition d’une nouvelle société au sein d’un groupe doit-elle pouvoir être prise en charge rapidement au sein de la solution, tout en étant associée à des niveaux de services différents du reste du groupe (dans le cas, par exemple, de la présence dans cette société d’une équipe RH). Une autre situation réside dans l’absence de personnel dédié aux RH, à laquelle le prestataire peut être appelé à pallier rapidement.
Un maximum de processus associé à la solution logicielle doit également être disponible en mode ‘self service’ (Employée ou Manager). Au-delà des traditionnelles saisies d’absence ou modifications d’informations personnelles, la délégation de saisie et de contrôle peut aller jusqu’à la saisie par les managers des éléments variables ou des feuilles de temps pour leur équipe. Ainsi, les coûts liés aux services délivrés par le prestataire s’en trouveront diminués.
Les coûts associés à la solution proposée doivent être clairement définis au contrat et intégrés au loyer. Seuls les éléments exceptionnels doivent être proposés sous forme de prestation complémentaire payante.
